Alles-in-één kassasysteem: werking en voordelen voor kmo’s

Een alles-in-één kassasysteem (POS-systeem) vormt vandaag het digitale hart van veel kmo’s in België.

Door verkoop, betalingen, back office en rapportering centraal te beheren, wint u aan efficiëntie en overzicht.

In deze gids ontdekt u hoe een modern POS-systeem werkt, welke componenten essentieel zijn en waarom cloud en mobiliteit steeds belangrijker worden.

Alles-in-één kassasysteem (POS-systeem)

Dit POS-systeem (Point of Sale) is een kassasysteem dat centraal wordt gebruikt binnen de software-omgeving van een kmo, vaak cloudgebaseerd en gekoppeld aan andere bedrijfsapplicaties.

Backoffice

Alle administratieve en operationele processen zoals rapportering, voorraadbeheer en boekhouding, vaak centraal beheerd via de cloud.

Betaalterminal

Met een betaalterminal biedt u elektronische betalingen aan in uw zaak. Dat is sneller, veiliger en klantvriendelijker dan cash betalingen. De klant betaalt met bankkaart, smartphone of smartwatch, vaak contactloos via NFC, met of zonder pincode afhankelijk van het bedrag. De betaling wordt onmiddellijk goedgekeurd, waarna de uitbetaling meestal volgt binnen één tot twee werkdagen.

ERP-systeem

ERP staat voor ‘Enterprise Resource Planning’. Concreet wordt daarmee bedoeld: cloudgebaseerde bedrijfssoftware die kmo’s ondersteunt bij hun kernprocessen zoals boekhouding, voorraad, planning en rapportering. ERP-systemen bestaan uit modulaire componenten die via koppelingen of API’s samenwerken met andere software, zoals kassasystemen (of modules) die alle een specifieke taak ondersteunen zoals de boekhouding, de stock enzovoort.

Front office

Alle verkoop- en interactieprocessen met de klant, zoals bestellingen, betalingen en service aan de kassa of mobiel.

Geregistreerd kassasysteem (GKS)

Een geregistreerd kassasysteem (GKS) bestaat uit een kassasysteem, een fiscale datamodule (FDM/blackbox) en een persoonlijke smartcard (VSC), ook wel smartcard genoemd. De blackbox registreert elke transactie. De smartcard versleutelt dan weer de gegevens zodat niks meer kan worden gewijzigd aan de geregistreerde transacties. Deze gegevens zullen uiteraard worden gecontroleerd tijdens een BTW-controle.

Mobiele dataverbinding (4G/5G)

Moderne betaalterminals maken gebruik van 4G- of 5G-verbindingen of beveiligde wifi. Hierdoor functioneren ze autonoom, snel en betrouwbaar, zonder vaste telefoonlijn.

Handheld

 Dit draagbare kassasysteem, vaak in de vorm van een tablet of smartphone met touchscreen en software past in de handpalm en kan flexibel worden ingezet in de zaak, op het terras of aan de tafel, … Dankzij deze bewegingsvrijheid, het gebruiksgemak en de betrouwbaarheid verloopt de service nog vlotter.

Wilt u een alles-in-één kassasysteem dat perfect aansluit bij uw zaak?  Vergelijk gratis meerdere oplossingen en ontvang offertes van erkende leveranciers, afgestemd op uw behoeften en budget.