Welke is voordeliger op lange termijn: een cloud- of lokaal kassasysteem?

De vraag of een cloud-gebaseerd Point of Sale (POS) systeem goedkoper is dan een traditioneel, lokaal geïnstalleerd kassasysteem, is complex.

De initiële kosten kunnen een vertekend beeld geven; het is cruciaal om naar de totale eigendomskosten (TCO) te kijken over een langere periode. Beide systemen hebben hun eigen kostenstructuur en voordelen.

Initiële Kosten: Een Eerste Blik

Bij een lokaal kassasysteem investeert u doorgaans in één keer in de hardware (kassa, server, printers) en de softwarelicenties. Dit betekent een aanzienlijke initiële investering.

Een cloud-gebaseerd POS-systeem vereist vaak minder investeringen in dure hardware; u kunt vaak bestaande tablets of computers gebruiken. De software werkt via een maandelijks of jaarlijks abonnementsmodel. Deze lagere opstartkosten maken cloud-oplossingen aantrekkelijk voor starters of kleinere bedrijven met een beperkt budget.

Operationele Kosten en Onderhoud

Hier ligt vaak het grootste verschil in kosten:

• Lokaal systeem: U bent verantwoordelijk voor het onderhoud van de hardware, software-updates, beveiliging en back-ups. Dit kan extra IT-kosten, licentiekosten voor antivirus, en de aankoop van nieuwe versies van de software met zich meebrengen. In geval van storingen zijn reparaties voor uw rekening.

• Cloud-systeem: De provider beheert de software-updates, beveiliging en data-back-ups. Deze kosten zijn meestal inbegrepen in uw abonnement. Dit betekent minder zorgen en geen onverwachte IT-reparaties, wat leidt tot lagere operationele kosten op de lange termijn.

Flexibiliteit en Schaalbaarheid

Cloud-systemen bieden superieure flexibiliteit en schaalbaarheid. U kunt eenvoudig extra terminals toevoegen, of het systeem uitbreiden naar nieuwe vestigingen zonder grote extra investeringen in hardware of infrastructuur.

Dit maakt ze vaak kosteneffectiever voor groeiende bedrijven. Lokale systemen vereisen vaak aanzienlijke upgrades bij uitbreiding, wat duur kan zijn.

Totale Eigendomskosten

Hoewel een lokaal kassasysteem initieel een eenmalige, hoge investering kan lijken, kunnen de verborgen kosten voor onderhoud, updates en IT-ondersteuning de totale prijs aanzienlijk opdrijven.

Een cloud-gebaseerd POS-systeem heeft lagere initiële kosten en vaak voorspelbare maandelijkse kosten, wat leidt tot een lagere TCO op de lange termijn voor veel bedrijven, zeker gezien de voordelen van flexibiliteit en minder IT-beheer.