Nieuwe zoekopdracht :
Wij raden u aan :

Producten en diensten

Artikel

Offertes

Incentives

Wilt u een receptie, evenement of seminarie organiseren? Zoekt u een agentschap dat u daarbij kan helpen? Wilt u bijgestaan worden bij de organisatie van uw evenement? Hebt u uitrusting of accessoires nodig voor uw evenement?

Er zijn tal van redenen waarom uw bedrijf een evenement op touw zou kunnen zetten. Daartoe dient u rekening te houden met uw doelstellingen, uw doelgroep en daarop zo goed mogelijk inspelen.

Professional events 

Bepaal uw doelstellingen

Met uw evenement kunt u verschillende doelstellingen voor ogen hebben. Zo wilt u wellicht:

  • nieuwe contacten leggen/netwerken
  • informatie verstrekken of uitwisselen
  • opleidingen organiseren
  • uw imago verbeteren
  • de teamgeest onder uw werknemers bevorderen.

Zorg ervoor dat u de verwachtingen van uw doelgroep invult, dat u weet wat deze mensen aanspreekt, en dat ook zij uw verwachtingen inlossen.

 

Voorbeelden van evenementen

Net als dat u verschillende doelstellingen kunt hebben voor uw evenement, zo heeft u ook de keuze uit verschillende soorten evenementen. Al deze evenementen kunnen ingezet worden om een andere doelstelling te bewerkstelligen. Zo kunt u kiezen voor:

  • Personeelsfeest
  • Opendeurdag
  • Persconferentie
  • Beurs
  • Opening van een nieuw gebouw, filiaal…
  • Teambuilding-dag
  • Sportdag
  • Seminarie/congres/conferentie…

 

Ga creatief en origineel te werk, ook als het om een ‘serieus’ evenement gaat. Val niet in herhalingen bij jaarlijks terugkerende evenementen. Het is vaak een goed idee om een ‘rode draad’ of een thema te hanteren. Een logo, een beeld of een slogan gebruiken in de uitnodigingen of de decoratie komt goed over. Zorg dat elk evenement uw imago bevestigt en opkrikt.

 

Een professioneel evenementenbureau inschakelen?

Zeker als u een groot evenement plant kan een gespecialiseerd bedrijf u heel wat werk uit handen nemen. Het hangt natuurlijk volledig van uw behoeften af welke opdrachten u aan het evenementenbureau overlaat, want zij kunnen alle taken op zich nemen. Een evenementenbureau heeft een aantal voordelen:

  • Heel dikwijls komen zij met originele ideeën waar u zelf nooit aan zou denken.
  • Zij kunnen voor u speciale locaties uitzoeken of tenten opbouwen.
  • Als u een beurs organiseert kunnen zij voor de standenbouw en de decoratie zorgen.
  • Zij kunnen zorgen voor de complete aankleding van de locatie en voor  het culinaire gedeelte een cateringbedrijf engageren.
  • Het evenementenbureau kan ook zorgen voor muziek, vuurwerk, artiesten, hostesses, de uitnodigingen etc.

 

Een zaal huren?

Wanneer u er over denkt om een zaal te huren voor uw evenement houdt dan rekening met de volgende punten:

  • Misschien kent u zelf een unieke setting geschikt als locatie?
  • Ga zeker na of u niet vast zit aan de ‘huiscateraar’.
  • Bespreek over welke infrastructuur u al dan niet kan beschikken (zaal, parking, keuken, meubels, water, elektriciteit…).

 

Een traiteur inschakelen?

Wanneer u een evenement organiseert zal het zeer op prijs worden gesteld als er hapjes en drankjes te verkrijgen zijn. Wilt u een traiteur inschakelen? Denk dan aan de volgende aandachtspunten:

  • U zal voorstellen krijgen uit diverse formules zoals ontbijt, broodjeslunch, wandeldiner, receptie, (thema)buffet
  • Een traiteur biedt u meestal de keuze tussen een forfaitair bedrag per persoon ofwel exact volgens wat er verbruikt wordt.
  • Bespreek vooraf of tafels en stoelen, eventueel kraampjes, een ingerichte bar, servies, tafellinnen, decoratie en bediening (per uur of vast bedrag) inbegrepen zijn.

 

Kostenplaatje

Als u zelf een locatie huurt en een cateraar engageert maakt u zelf afspraken over de prijzen. Een evenementenbureau zal in functie van de verleende diensten meestal een commissie aanrekenen tussen 15 en 25% bovenop de kostprijs. Vraag dus een gedetailleerde offerte en ga goed na wat er wel of niet in het pakket is inbegrepen. Zijn de bijvoorbeeld transportkosten van materialen en eventueel personeel, gevraagde artiesten etc. inbegrepen?

Risico’s/verzekering

Bij een evenement komen ook de zekere risico’s kijken die een bijeenkomst van personen met zich meebrengt. Houdt u rekening met de volgende punten:

  • Als u zelf een zaal huurt: check of u via de eigenaar voor alles verzekerd bent. Misschien moet u wel een bijkomende verzekering afsluiten.
  • Is er bewaking voorzien voor duur materiaal, parking, vestiaire?
  • Als u belangrijke sprekers of artiesten inviteert is er wellicht speciale (politie)bewaking nodig.
  • Bij grote evenementen bent  u verplicht een Rode-Kruis-post te voorzien.
  • Gaat u in zee met een evenementenbureau, dan zullen zij u zelf wel aanspreken over de nodige verzekeringen.
Begin met uw offerteaanvraag Incentives