Gestion de la paie : Guide d'achat
La fiche de paie se matérialise pour le salarié sous la forme d'un simple bulletin de salaire reçu tous les mois, mais pour produire ce document l'entreprise doit au préalable calculer les rémunérations dues, ainsi que les cotisations salariales et patronales à verser aux organismes de sécurité sociale. Cette tâche est traditionnellement administrée en interne dans les petites entreprises. Mais il est conseillé de l’externalisée partiellement ou totalement selon les besoins et le niveau de contrôle que l'entreprise souhaite conserver sur ses données et la relation de confiance nouée avec le prestataire.
- La gestion en interne : Vous employez un gestionnaire de paie qui travaille dans le service comptable ou RH de votre entreprise à l'aide d'un logiciel adapté. Celui-ci doit se tenir au courant de la législation en vigueur en matière fiscale et sociale qui change régulièrement et réaliser les déclarations obligatoires aux administrations.
- L'externalisation partielle en ASP : Au lieu d'acheter une licence, vous utilisez un logiciel en ligne pour établir les fiches de paie. Le prestataire se charge de la maintenance et de l'hébergement des données, en plus de l'adaptation de son produit aux évolutions légales.
- L'externalisation totale : Vous confiez l'ensemble de la gestion des paies à un prestataire extérieur, que ce soit un cabinet d’experts-comptables ou une société spécialisée dans ce secteur. Il vous suffit de récolter et d'envoyer les informations relatives à vos salariés.
Type de gestion | Avantages | Inconvénients |
Gestion interne | Autonomie complète et confidentialité assurée dans le traitement de vos données. | - Le gestionnaire de paie ne dispose pas toujours de la formation nécessaire, en particulier dans les petites structures. - Il est indispensable d'acheter un logiciel pour assurer cette fonction efficacement, et de faire une veille constante en matière de droit fiscal et social. |
Externalisation partielle en ASP | - Il n’y a pas de licence de logiciel à acquérir. - Les données sont stockées et hébergées par le prestataire. | Vous devez toujours employer quelqu'un en interne pour saisir les données sur le logiciel en ligne. |
Externalisation totale | Vous réalisez des économies importantes dans la gestion de la paie. | Vous n'avez plus le contrôle total sur les données RH de l'entreprise. |
Après avoir déterminé quelle solution avait votre préférence, encore faut-il choisir, soit le prestataire le plus adéquat (un expert-comptable ou une société spécialisée), soit le logiciel qui correspond le mieux à vos attentes. Enfin, en ce qui concerne la question du coût des différentes formules, il varie selon la taille de votre entreprise et des diverses prestations supplémentaires que vous êtes susceptible de souscrire (formation au logiciel, assistance en ligne, conseils juridiques, etc).