Welke oplossing kiezen voor uw loonadministratie ?

Het beheer van loonafrekeningen is niet enkel beperkt tot de opmaak en de betaling van loonbetalingsstaten…Het is een opdracht met grote toegevoegde waarde die zeer stipt moet omkaderd worden. De opdracht kan in zijn totaliteit gerealiseerd worden binnen uw bedrijf, kan eveneens volledig buitenhuis gebeuren door beroep te doen op een bedrijf dat zich belast met loonbeheer in onderaanneming, of kan ook in gelijktijdige samenwerking van uw personeel met een accountant of een advocaat om bepaalde complexe sociale aspecten te behandelen.

Herken de « individuele » opdrachten verbonden aan de loonadministratie
Het uitgeven van de loonbetalingsstaten door de onderneming is het zichtbare resultaat van een arbeid waar juridische, boekhoudkundige en sociale aspecten samenkomen.

Eenmaal de beslissing genomen om een werknemer in dienst te nemen moet het arbeidscontract opgesteld worden, dit kunt u zelf doen of u laat het doen door een van uw bedienden, een accountant of een advocaat.
Zodra deze formaliteit vervuld zal de persoon binnen uw bedrijf, die belast is met de dossiers van het personeel en met de loonbetalingsstaten, de verscheidene stappen doen die verbonden zijn met de aanwerving : Elke nieuwe werknemer moet ingeschreven worden bij de ONSS alvorens effectief aan het werk te gaan, dit gebeurt via het Dimona systeem, hij moet het medisch onderzoek bij aanwerving ondergaan, en ingeschreven worden bij verscheidene verplichte sociale kassen, enz.
Wanneer het contract ten einde loopt moet dezelfde persoon instaan voor het bezorgen van de documenten nodig voor de uittreding (tewerkstellingsattest, attest verlofregeling, C4). Pas op, al deze taken kunnen bezwaarlijk toevertrouwd worden aan een gewoon administratief bediende. Deze laatste moet tenminste een specifieke opleiding gekregen hebben om loonstaten te beheren.

Parallel met de “formele” gerechtskundige taken is het nodig alle taken die verbonden zijn met de sociale wetgeving te behandelen.
Zo zal de persoon die zich bezig houdt met de personeelsdossiers de wetgeving die het gevolg is van het Arbeidsreglement, van een Collectieve Overeenkomst of van een Sectorovereenkomst die van toepassing zijn op de onderneming en haar inwendig reglement, strikt respecteren en doen respecteren

In dit verband is het van belang te onderlijnen dat het merendeel van de arbeidsgeschillen het gevolg zijn van miskenning van de rechten van de loontrekkenden. In 80% van de gevallen had een accountant, een advocaat, een sociaal raadgever of de firma die zich bezig houdt met het loonbeheer en die de van kracht zijnde wetgeving kent, u de kosten en het ongemak van een proces kunnen besparen..

Om de maand zal de persoon die zich bezig houdt met salarisbetalingsstaten diverse opdrachten vervullen : verzamelen en controleren van de gewerkte uren, berekening van de gewerkte dagen om de premie voor maaltijdenvergoeding te bepalen in het geval dat uw onderneming aan deze verplichting onderworpen is,enz. Vervolgens moeten deze gegevens ingevoerd worden in de software loonbeheer (door de onderneming aangekocht, beschikbaar in ASP of de software van de dienstenleverancier in geval de loonafrekening extern gedaan wordt.

Onafhankelijk van al deze taken zal de persoon belast met de dossiers van uw personeel ook betrokken worden bij alle vragen die door de werknemers gesteld worden : vragen in verband met bijzondere of wettelijke vakantie, vragen naar opleiding, enz. Het ideale ware dat de contracten en de correspondentie in verband met juridische en sociale zaken gesuperviseerd worden door een accountant of een advocaat.

Naast de behandeling van de individuele taken die het opstellen van de loonafrekening met zich brengen zijn er nog een aantal documenten die met de grootste stiptheid dienen behandeld te worden.
- Het opmaken van de loonstaten gaan elke maand gepaard met sociale boekingen die moeten ingevoerd worden op de software loonbeheer.
- De persoon die belast is met het beheer van de loonafrekening moet eveneens, voor elke periode, de borderellen voor de sociale lasten bijstellen en vervolledigen.
- Sinds de eerste trimester 2003 is de driemaandelijkse aangifte bij de ONSS vervangen door een multifunctionele aangifte. Op die wijze wordt het geheel van de gegevens die door de werkgever verstrekt worden eveneens gebruikt door de instanties die instaan voor de betalingen van de prestaties van de sociale zekerheid (werkloosheid, arbeidsongevallen, beroepsziekten,…).
- Elk jaar moeten verschillende documenten aangevuld worden (belastingen op het loon, professionele taks, enz.).

Al deze taken vereisen een perfecte kennis en beheersing van de boekhouding. Ze zullen dus bij voorkeur uitgevoerd worden door een boekhouder, een medewerker van een expertenkantoor of een medewerker van een onderneming die gespecialiseerd is in het beheer salarisafrekeningen.

Is het wenselijk een advocaat te contacteren ? Tenzij u het beheer van al uw sociale opdrachten vertrouwd hebt aan een medewerker van uw boekhoudkundig expertenkantoor of tenzij u een directeur human resources aangeworven hebt…het blijft verkieslijk het opmaken van de arbeidscontracten toe te vertrouwen aan een advocaat. Afzonderlijk van alle aanbevelingen nodig bij elke aanwerving zal deze laatste u raad geven nopens alle aspecten die verbonden zijn met het in dienst nemen van personeel : sancties, ontslag, afdanking, bijzondere verlof, maatregelen die moeten genomen worden in geval een werknemer het voorwerp uitmaakt van een verzoek om loonbeslag door de Griffie van een rechtbank, enz.