Uw bedrijf goed verhuizen: voor, tijdens en na
Een geslaagde verhuizing is een voorbereide verhuizing! Een slechte organisatie kan de werking van uw diensten verstoren en uw zakencijfer naar beneden halen. Uitgevoerd met zorg, kan u een nieuw bloei kennen. Met Companeo ontdekt u de geheimen van een 100% geslaagde verhuizing.
Bij alle kantoren die u een bezoek bracht, heeft een bedrijfsruimte uw aandacht getrokken. Werk methodisch om uw verhuizing zonder fouten tot een goed einde te brengen.
Het huurcontract getekend met de eigenaar van uw huidige ruimtes vereist een vooropzeg van enkele maanden… voor u uw vertrek aangeeft, ga na bij de eigenaar van de nieuwe bedrijfsruimte op welke datum u de verhuizing kunt uitvoeren.
- Contacteer de eigenaar van de nieuwe handelsruimte of zijn vertegenwoordiger (makelaar, notaris…) en vraag om uw beschrijvingen te bezorgen (plan, duur van de huur, details van de kosten…) om ze in alle rust te bestuderen. Indien de gehuurde oppervlakte u te klein lijkt, vernieuw! Telewerken, opslagboxen, elektronisch beheer van documenten, de mogelijke uitbesteding van facturatie, boekhouding of loonberekening kunnen de m² wijzigen of verminderen die nodig zijn om te werken.
- Breng een tweede bezoek aan de nieuwe bedrijfsruimte om de plaatsbeschrijving goed te evalueren en noteer alle vastgestelde gebreken. beschadigde deur, gescheurde muur, vlekken op de vloerbekleding of gebarsten vloer…
- Duid tijdens dit bezoek op het plan alle technische eigenschappen aan die een aparte studie vereisen: af- of aanwezigheid van omhulsels voor computerbekabeling, te programmeren inrichting van ruimtes. Ga tegelijkertijd de telefooninstallatie na: is ze aangepast aan uw noden, zou het niet eenvoudiger zijn om een beroep te doen op een PABX-installateur?
- Leg met de nieuwe eigenaar de officiële datum van de plaatsbeschrijving vast (bij voorkeur met een gerechtsdeurwaarder) evenals de datum van de verhuizing van het bedrijf. Als inrichtingswerken nodig zijn in de ruimtes, plan met zijn akkoord de bezoeken van de bouwmeester om de offertes vast te stellen om de data van de werven vast te leggen. Onderhandel vervolgens met de eigenaar of de huur al dan niet betaald moet worden tijdens deze periode of het op zich nemen van de herstellingswerken die voor zijn rekening zijn.
Voor u een verbintenis aangaat met de eigenaar van de nieuwe bedrijfsruimte, leest u zorgvuldig het huurcontract door dat u bindt aan de eigenaar van de huidige lokalen.
- Stuur een aangetekende brief naar de eigenaar van de huidige ruimtes waarbij u de vooropzeg in acht neemt die opgenomen is in het huurcontract.
- Controleer de plaatsbeschrijving tijdens uw intrek en evalueer de kosten van de schade die u zou kunnen verweten worden.
- Kondig de volgend verhuizing aan bij het voltallig personeel en leg een vergadering vast om de verhuizing van de onderneming te organiseren.
Opgemaakt in verschillende exemplaren (twee of meer in geval van medehuur, moet opgenomen zijn in het huurcontract:
- de naam van de eigenaar (of de benaming wanneer het gaat om een bedrijf) en de adresgegevens of bij ontstentenis, die van de vertegenwoordiger (makelaar, notaris);
- de naam van de huurder (of de benaming als het gaat om een bedrijf);
- de eigenschappen van de gehuurde bedrijfsruimte;
- de opsomming van de gemeenschappelijke ruimten (wanneer het gaat om een bedrijfsruimte in een pand);
- de benaming van de ruimte bij exclusief gebruik door de onderneming en de bestemming van de ruimte (uitoefening van een vrij beroep, een handelsactiviteit…)
- de prijs en de data van de vastlegging van de huur evenals de herzieningsmodaliteiten:
- de duur van de handelshuur en de huurclausules (beëindiging van de huur, verplichte verzekering, enz.).
