Tracking van voertuigen: Auto traceersysteem: legale verplichtingen

Aangaande de installatie en gebruik van een Auto traceersysteem op vlak van voertuigen gebruikt door werknemers bestaat er geen specifieke wetgeving. De carpolicy maakt deel uit van de arbeidsrechtelijke verhoudingen tussen werkgever en werknemer maar toch moet men de nodige voorzichtigheid aan de dag leggen om te voorkomen dat er hoog oplopende discussies ontstaan aangaande de controle die kan uitgevoerd worden via een traceersysteem.

Auto traceersysteem: goede afspraken maken goede vrienden

Door het feit dat er geen echte wet vastgelegd is op vlak van track en trace  is het noodzakelijk dat men vooraf goede afspraken maakt zodat men grote discussies achteraf kan vermijden.  Maar daarnaast dient de werkgever zich wel rekening te houden met de wet tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer. Nadere regels moeten worden opgenomen in een Tracking en Tracing Policy. Hier staan 3 belangrijke punten centraal:

1)  De controles moeten een legitiem doel hebben

De Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer beschouwt de volgende zaken als een legitiem doel:

• de veiligheid van de werknemers;
• de bescherming van de dienstwagen (bijvoorbeeld in geval van diefstal);
• de optimalisering van het beheer van de verplaatsingen voor beroepsdoeleinden (hulpdiensten, taxidiensten, …);
• de controle van de prestaties van de werknemer.

2)  De controles moeten in verhouding staan tot het doel

3)  De werknemers moeten worden geïnformeerd

Er moet dus aangifte gedaan worden bij de Commissie voor de bescherming van het privéleven over het feit dat u gegevens laat registeren via een tracking en tracing systeem. Dit kan zeer eenvoudig via de website https://www.privacycommission.be/nl en kost slechts 25 euro.  Het is absoluut noodzakelijk dat men dit doet als men ooit bewijzen wil verzamelen tegen een werknemer. De werknemer kan anders namelijk gaan aantonen dat het bewijsmateriaal onwettig is, waardoor de rechter hiermee geen rekening zal houden en u in vele gevallen een fikse ontslagpremie zal moeten betalen.

Bespioneren van werknemers

Vele werknemers zullen zich bekeken en bespioneerd voelen wanneer ze te horen krijgen dat er een volgsysteem  in hun bedrijfswagen zit. Vooraf uw werknemers inlichten en desnoods een overeenkomst opstellen omtrent het gebruik van een auto tracking en tracing systeem in de bedrijfswagens is dus zeker nodig.