Hoe kiest u een oplossing voor uw boekhoudkundig beheer ?

Het « administratief beheer » van boekhoudkundige stukken vergt veel stiptheid. Zonder op technische details in te gaan, elke boekhouding is verwant met klassement…VOOR,TIJDENS en NA, volg de verschillende stappen voor de behandeling van een boekhoudkundig document om uw behoeften te bepalen.

Elk boekhoudkundig document (ook « stuk » genoemd) uitgaand of inkomend, dat een beweging van geld vastlegt (inkomsten of uitgaven) moet geanalyseerd en vervolgens manueel behandeld worden.

 Zodra binnengekomen moeten de boekhoudkundige documenten van uw onderneming gecontroleerd, soms gecontesteerd worden, vervolgens geklasseerd in een vervaldagboek met de vermelding “ te betalen op…”. Het kan gaan om facturen die uitgaan van uw leveranciers, of om rekeningen die aan u geadresseerd zijn en die afkomstig zijn van organismen waarbij u bent aangesloten (de pensioenkas…), of ook onkostennota’s die door uw personeel opgesteld zijn, enz. Bij de effectieve betaling zal elk boekhoudkundig document voorzien worden van de vermelding “ Betaald op…”

• Volgens dezelfde logica zal elk origineel van de facturen die door uw onderneming opgesteld werden aan de klant geadresseerd worden en het dubbel wordt geklasseerd tot op het moment van betaling. De vervaldatum moet op de factuur aangeduid zijn. U zult de betaling controleren en u zult, indien nodig, een aanmaning tot vereffening versturen.
• Onmiddellijk na ontvangst worden de ontvangen betalingen van uw klanten aan de bank overgemaakt en het dubbel van de factuur wordt voorzien van de vermelding « Betaald op... Indien het gaat om een uitgestelde betaling ten gevolge van een overeengekomen commercieel akkoord zoals een latere vervaldag (bijvoorbeeld 60 dagen of 90 dagen einde maand), dan schrijft u de vermelding “Te innen op…” , vervolgens klasseert u het document in het vervaldagboek. Het zal overgemaakt worden aan de bank een twintigtal dagen voor de werkelijke vervaldag.
• Bij het nazicht van de ontvangen rekeninguittreksels zullen ook de inkomsten en uitgaven waarvan u nog geen kennis hebt behandeld worden (bijvoorbeeld de betaling van een factuur via een interbancaire overschrijving, het protest van een wissel die enkele dagen eerder aangeboden werd of de melding van een niet gedekte cheque. In dit geval wordt nota genomen van deze “incidenten” en wordt op de factuur (inkomend of uitgaand) vermeld “Betaald op…” of “Betaling geweigerd op…” Indien dit het gaval is zullen de bankkosten (agio’s, discontokosten, intresten voor leningen, diverse bankdiensten…) of de andere bewegingen zoals maandelijkse aflossingen, aan de staat betaalde of verschuldigde belastingen, opgenomen worden.

Deze operaties kunnen toevertrouwd worden aan elk georganiseerd en met methode werkend persoon want ze vereisen geen speciale boekhoudkundige competenties. U kunt die taak zelf doen of hem toevertrouwen aan derden ( een bezoldigd boekhoudkundig assistent, een zelfstandig persoon, interimair personeel, enz.). Alle boekhoudkundige documenten blijven binnen uw bedrijf en u kunt ze op elk ogenblik consulteren.

Eenmaal dat de documenten manueel behandeld zijn moet elke boekhoudkundige beweging (debiet of krediet van de rekeningen) geregistreerd worden bij middel van boekhoudkundige software. Deze boekhoudkundige invoer doet uzelf, of laat u doen door een werknemer van uw onderneming (boekhouder), een accountant of een van zijn medewerkers.

• Indien de invoer binnenin uw onderneming gedaan wordt zal het opslaan van uw boekingen gebeuren bij middel van boekhoudkundige software waarvan u het recht op gebruik verworven hebt of met boekhoudkundige software die u in beschermde huur werd voorgesteld. Deze techniek, ASP genoemd (Application ServiceProvider) laat u toe programmatuur en de ermee verbonden informaticadiensten, op afstand te gebruiken middels een abonnement. Met dit systeem vermijdt u de kosten voor aankoop en updating van boekhoudkundige software.
• Indien u opteerde voor uitbesteding van uw boekhouding zal een medewerker van een Boekhoudkundig Expertenkantoor zich belasten met het invoeren van uw gegevens op de boekhoudkundige software van zijn onderneming.

Deze bewerkingen kunnen uitgevoerd worden door elke persoon die de techniek voor het invoeren boekhoudkundige boekingen beheerst voor elk onderwerp (banken, aankopen, verkoop, enz.) en dit met of zonder de controle door een accountant. Evenwel zou dit invoeren kunnen toevertrouwd worden aan een “niet-ingewijde” onder voorbehoud dat hij voordien een boekhoudkundige opleiding volgt. In dezelfde gedachtegang moet u weten dat boekhouding en beroep is waarvan de fiscale wetgeving voortdurend evolueert. In dit opzicht zal uw boekhouder ervoor waken zijn kennis zijn kennis te actualiseren. Vormingsstages zijn een uitstekend middel om de gouvernementele maatregelen die betrekking hebben op het beheer van ondernemingen, te verzamelen, ze te analyseren en ze toe te passen.

Indien u daarentegen beroep doet op de diensten van een Boekhoudkundig Expertenkantoor
zullen de boekhoudkundige stukken aan hen toevertrouwd worden (hetzij via een directe invoer
door een van hun medewerkers die bij u komt, ofwel door uitgestelde invoer die zal gebeuren in de lokalen van het boekhoudingkantoor of van de boekhoudkundige onderneming. Indien u niet een echte boekhouder met voldoende boekhoudkundige vorming aangeworven of opgeleid hebt, zal het uitbesteden van uw boekhouding de beste garantie bieden tegen fouten en vergetelheid.

Alle boekingen zullen van nu af aan aanzien worden als boekhoudkundige documenten : intermediaire situaties, balans met bijhorende resultaten, fiscale documenten, maar ook balansen en grootboeken…
De rekeningen van de onderneming zullen bij voorkeur gesuperviseerd worden door een accountant
alvorens ze uit geven als eindeboekjaar documenten.

 

• Elke dienstenleverancier in onderaanneming die aan zijn klanten het invoeren van boekhoudkundige gegevens aanbiedt is verplicht een accountant te tellen onder zijn medewerkers (dit wil zeggen, een gediplomeerd persoon dat deze titel draagt). Deze onderaannemer is naar keuze : een Boekhoudkundig Expertenkantoor of een Boekhoudingsbedrijf.
• Zekere juridische vennootschapsconstructies eisen dat de boekhouding , al dan niet gesuperviseerd door een accountant, ook het voorwerp uitmaakt van een controle door een Financiële Commissaris. Deze laatste is belast met het verifiëren en het waarborgen van de rekeningen van de onderneming. Hij zal de jaarlijkse Algemene Aandeelhouders Vergadering (AAV) bijwonen.