Hoe in een aangenaam kantoor werken?

U hebt zeer snel vooruitgang geboekt en u komt plaats te kort? U gaat verhuizen naar nieuwe gebouwen? Wat ook uw situatie is, het is steeds belangrijk afstand te nemen om de indeling van uw kantoor aan te passen aan de situatie.

De Afnor NF X 35-102 norm (het equivalent van de BIN-normen in België) raadt een minimale oppervlakte van 10 m² aan voor één persoon in een bureau, 12 m² voor twee personen, 21 m² voor drie personen, enz. Daarnaast mag een lokaal niet dieper zijn dan 6 meter, te beginnen vanaf de wand waar het zonlicht binnen komt. En ten slotte, de afstand tussen twee personen tegenover elkaar moet minimaal 4 meter zijn, wanneer er geen scheidingswanden zijn (verwijderbare tussenschotten of muur) Vandaar dat u slechts één kernwoord in gedachten moet houden: ruimte. Vergeet niet dat “op elkaar gestapelde” werknemers nooit gelukkige werknemers zijn; en nog veel minder productieve werknemers. De indeling van uw kantoor en de ruimtelijke organisatie zijn voor u dus van groot belang.

Baken de verschillende zones af

Wat is er meer storend wanneer u zich moet concentreren dan uw buurman te horen telefoneren? Een ruimte dient georganiseerd worden rekening houdend met de activiteiten en de geluidshinder van elke werkpost. Moest het nog niet gebeurd zijn, creëer uw werkruimtes met de volgende doelstellingen: de organisatie verbeteren, nieuwe technologieën integreren, in staat zijn het aantal werknemers uit te breiden,… Op die manier zal u zo goed mogelijk de indeling van uw kantoren optimaliseren.
Bij elke ruimte moet er ook nagedacht worden in functie van zijn gebruik: een zone voorbehouden voor telemarketing, een polyvalent kantoor voor de werknemers zonder vaste standplaats (commercieel vertegenwoordigers, consultants, enz).
Indien uw west uw kantooroppervlakte te gebruiken om meerdere werkruimtes te creëren, kies dan voor verwijderbare tussenschotten. Dankzij hen heb je enorm veel mogelijkheden. Verwijderbare tussenschotten zijn onmiskenbaar het goedkoopste en snelste middel om uw kantoren op een geslaagde manier in te delen. Twijfel dus niet langer!
Indien u werkt in een open space kantoor, vergeet dan niet om vergaderruimtes en werkruimtes te voorzien waar men zich kan afzonderen voor een betere concentratie. De indeling van uw kantoor zal dan in dienst staan van het comfort en de efficiëntie.

Organiseer uw archieven

Elke werknemer produceert tussen de 2 en de 5 meter documenten per jaar! Niet zo eenvoudig om het overzicht te bewaren. Wat bewaren, wanneer archiveren en hoe het opslaan van dossiers organiseren? Dankzij een op punt gestelde klassering en archivering zal u dagelijks tijd kunnen winnen.
Verschillende oplossingen bieden zich aan.

Eerste mogelijkheid: u heeft plaats in uw gebouwen. Voorzie een extra ruimte om de dozen op te slaan voor archivering op lange termijn. Voor documenten die u vaker nodig heeft, zal een kast die op slot kan, op elke dienst heel wat heen en weer geloop vermijden.
De meerderheid van de ondernemingen bewaren systematisch juridische, sociale, fiscale en boekhoudkundige archieven, en hun archiefruimtes geraken soms verzadigd. Maar afhankelijk van het belang van de documenten varieert hun bewaartijd:3, 5, 10, 30 jaar of voor het leven. Zet met de betrokken diensten alles ope en rijtje en het zal zeker niet nodig om al uw archieven binnen handbereik te hebben. Als oplossing om ruimte vrij te maken kan men beroep doen op een archiveringsbedrijf. Zij zullen u een archiefbox verhuren en uw documenten beschermen tegen diefstal, brand- en waterschade.
Stel eveneens een index op, die on line op uw server geraadpleegd kan worden, met daarin de nummers, de titels, data, onderwerpen, trefwoorden, plaats waar de dossiers zijn opgeborgen,… Op die manier zullen uw medewerkers veel eenvoudiger opzoekingen kunnen doen in de archieven. Er bestaan bepaalde diensten die er voor zorgen dat uw archieven gecompileerd worden in een index. Omdat deze index on line op uw server geraadpleegd kan worden en de nummers, de titels, data, onderwerpen, trefwoorden, plaats waar de dossiers zijn opgeborgen,… bevat zullen uw medewerkers veel eenvoudiger opzoekingen kunnen doen in de archieven.

Tweede geval: u heeft plaats te kort. De oplossing voor u: digitalisatie.
In België “heeft een e-mail als wettelijk bewijs niet dezelfde waarde als een ondertekend document.
Een e-mail geeft inderdaad geen enkele zekerheid over de identiteit van de auteur of over de echtheid van de inhoud (er is geen garantie dat de mail niet aangepast werd).
De juridische waarde van een e-mail hangt in feite af van de identiteit van de betrokken personen of van het gebruik of niet van een elektronische handtekening. Volgens het Belgisch recht verschillen de regels naargelang het gaat over burgerlijke of commerciële zaken. (…)
Sinds enkele jaren zijn er een aantal oplossingen opgedoken om voor het e-mailverkeer dezelfde juridische garanties te bieden op het vlak van veiligheid, integriteit en identiteit als de courante post. Het gaat hier dan vooral over de elektronische handtekening en over aangetekende post per e-mail. Momenteel werd er enkel voor de elektronische handtekening een specifieke regulering uitgewerkt en deze dient zich aan als proefproject voor de rechter Voor de belangrijke berichten is het dus aangewezen een elektronische handtekening te gebruiken of een aangetekende brief per e-mail, om de elektronische post bewijskracht te geven.” (Vertaald uit: www.droitbelge.be )

In de praktijk is het vooral praktisch bepaalde originele documenten op papier bij te houden voor hun juridische waarde, maar wel het geheel te digitaliseren om de gegevens gemakkelijker te kunnen raadplegen. Op die manier zal u ruimte scheppen en u beter in uw vel voelen in uw misschien tot voor kort krap bemeten kantoor. Talrijke vaklui, gespecialiseerd in digitale archivering, zullen u kunnen helpen om oplossingen te zoeken die het best beantwoorden aan uw behoeftes. Digitaliseer uw documenten en sla ze op in een archiefbox, gehuurd bij een echte professional. Op die manier beschermt u uw archieven tegen diefstal en tegen brand- en waterschade en heeft u terzelfder tijd in real time toegang tot al uw archieven.

Organiseer u. De papieren archivering en klassering zijn vaak langdurige en lastige ondernemingen voor de werknemers. Ze zijn nochtans onmisbaar en dragen bij tot een goede werking, en dus ook tot een goede sfeer, binnen uw bedrijf. De eerste maatregel die dient genomen te worden is een duidelijke archiverings- en klasseringsprocedure opstellen, die door alle werknemers gekend is en gerespecteerd wordt.
Spits uw inspanningen toe op de essentiële hoofdlijnen:
-de methode om dossiers te identificeren (etiquetten).
-soort opbergmateriaal (dozen, karton dozen, cd-boxen, enz.)
- het aanstellen van een archiefvertantwoordelijke
- de organisatie van de opslagplaatsen, de manier waarop een document kan teruggevonden worden, enz.
Voorzie een extra ruimte om de dozen op te slaan voor archivering op lange termijn. Voor documenten die u vaker nodig heeft, zal een kast die op slot kan, op elke dienst heel wat heen en weer geloop vermijden. Stel eveneens een index op, die on line op uw server geraadpleegd kan worden, met daarin de nummers, de titels, data, onderwerpen, trefwoorden, plaats waar de dossiers zijn opgeborgen,… Op die manier zullen uw medewerkers veel eenvoudiger opzoekingen kunnen doen in de archieven.


Voorbeeld van een index om eenvoudig dingen terug te vinden in uw archieven