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Incentive

Vous souhaitez organiser une réception, un évènement ou un séminaire ? Vous cherchez une agence d'organisation d'évènements ? Vous voulez être aidé dans l'organisation de votre évènement ? Vous avez besoin d'équipement ou d'accessoires pour votre évènement ? La réalisation d’un évènement peut solliciter l’intervention de nombreux prestataire : traiteur, caméraman, hôtesse, décorateur… La liste peut-être longue. Pourquoi ne pas faire appel à une agence spécialisée dans l’organisation d’évènements ou l’incentive ? L’avantage : vous gagnez du temps et profitez de tarifs négociés.

Vous souhaitez organiser un séminaire pour tout ou partie des collaborateurs de votre société ? Vous désirez convier vos clients à un cocktail ? Louer un lieu dans le cadre d’un événement professionnel (lancement de produit, congrès…) ? Proposer un séjour d’incentive à vos équipes pour les remotiver ?

évènement professionnel 

Congrès,  colloque, formation, motivation… De nombreuses entreprises sont régulièrement amenées à organiser des évènements professionnels. Cela peut aller de la demi-journée de conférence pour le lancement d’un nouveau produit au voyage de motivation de plusieurs jours. Pour l’organisation, deux possibilités :

  • Faire appel à une agence spécialisée dans l’organisation d’évènements ou l’incentive
  • Gérer toute l’organisation en interne : réservation du lieu,  services de traiteur et fourniture de l’équipement (scène, éclairage, sonorisation…)

Faire appel à une agence d’évènements pour entreprise  ?

L’agence d’évènement professionnel peut vous proposer une prestation sur mesure, en partant de votre enveloppe budgétaire, ou bien vous proposer des forfaits clés en main.

Côté rémunération, c’est différent en fonction des prestataires :

  • Honoraires fixes.
  • Facturation en journée/homme.
  • Dégagement d’une marge sur les prestations proposées.

Faire appel à une société d’évènement n’est pas nécessairement plus coûteux que de gérer la totalité de l’organisation en interne : vous gagnez du temps et  vous profitez d’un réseau professionnel aux tarifs négociés. Par ailleurs, les organisateurs sont également force de proposition et peuvent vous apporter des idées d’activités auxquelles vous n’auriez peut-être pas pensé : lipdub, course hippique, vol en montgolfière, baptême en hélico, activités de team bulding …

 

Louer une salle ?

Centre de congrès, hôtel, salle polyvalente, péniche, cabaret… Le lieu que vous choisissez doit correspondre à votre projet.

Avant de vous décider, vérifiez bien tous ces points :

  • Le lieu est adapté au nombre de participants (ni trop grand, ni trop petit).
  • Vous pouvez facilement réunir l’équipement dont vous aurez besoin : vidéo projecteur (pensez aux prises !), WiFi, écrans, sièges, scène, paper-boards…
  • L’établissement est totalement privatisé.
  • L’accès, le parking et, éventuellement, l’hébergement sont faciles.

 

Combien ça coûte ?

Le tarif de location d’une salle dépend de plusieurs critères :

  • Le type de salle et sa capacité.
  • La localisation : les salles situées dans les grandes villes sont plus prisées… et donc plus chères.
  • La durée de location, à la journée ou à la demi-journée.
  • Les prestations et équipements proposés : matériel de sonorisation, décoration, repas, service…

Cela démarre à une centaine d’euros pour la location d’une petite salle des fêtes à plus de 5 000 € pour la location d’une grande salle de séminaire dans un hôtel de luxe.Le prix peut être calculé au coût par personne ou en forfait location de salle.

 

Si le séminaire ne se déroule pas dans la ville où est située votre entreprise, n’oubliez pas d’inclure le coût des transports dans votre budget. Si vous choisissez de louer un autocar avec chauffeur, vous paierez un prix au kilomètre qui va varier selon le type de véhicule et le niveau de prestations souhaité.

 

 

Au final, vous pouvez compter (par personne et par jour, sur une base de 20 personnes)

  • Entre 10 et 20 € pour une petite salle des fêtes
  • Environ 50 € pour une salle dans une chaîne d’hôtels
  • De 40 à 90 € pour une salle de réunion dans un centre d’affaire
  • De 200 à 400 € pour un hôtel de caractère ou un relais & château (le repas est souvent inclus)

 

Pensez à vous renseigner sur les assurances protégeant les convives et les équipements (sur place et au moment du transport). Vous pouvez poser toutes vos questions ici.

 

 Comment trouver un traiteur ?

La restauration est un très gros poste de dépense. Si les hôtels proposent souvent des formules pour accompagner la location de leurs salles de séminaire, dans de nombreux cas, vous devrez vous-même rechercher un prestataire. Une fois que vous aurez défini vos besoins (repas chaud ou froid, cocktail dinatoire, repas bio, repas italien,, petits fours…), le traiteur vous fera une proposition qui pourra également inclure le service et le nettoyage en fin de repas.

Le budget va bien évidemment dépendre du nombre de convives, du niveau de prestation souhaité et des types de mets qui seront servis.

Le traiteur peut également vous fournir

  • les boissons, alcoolisées ou non,
  • la vaisselle et les nappes,
  • les tables et les chaises.

 Les tarifs peuvent néanmoins aller du simple au triple… N’hésitez pas à demander plusieurs devis.

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