Comment travailler dans des bureaux agréables ?

Pour l'aménagement et l'agencement de votre espace de travail, la norme Afnor NF X 35-102(correspondant de l’IBN en Belgique) conseille des surfaces minimales de : 10 m2 pour 1 personne dans un bureau, 12 m2 pour 2 personnes, 21 m2 pour 3 personnes, etc.

Par ailleurs la profondeur d'un local de travail doit être limitée à 6 mètres à partir de la surface de pénétration de la lumière du jour.
Et enfin, la distance entre deux personnes en vis à vis doit être de 4 mètres minimum en l'absence de cloisons de séparation (cloison amovible ou mur).

De ce fait vous devez garder en tête un seul mot d’ordre : de l'espace ! N’oubliez pas que des « salariés entassés » ne sont jamais des salariés heureux, et encore moins des salariés productifs. L’agencement de vos locaux et la gestion de l’espace, revêtent donc une importance particulière.

Quoi de plus désagréable lorsque l’on doit se concentrer que d’entendre son voisin de bureau téléphoner ? Un espace doit se gérer en prenant en compte les activités et les nuisances sonores de chaque poste de travail.

Si ce n’est pas déjà fait, créez vos zones de travail en raisonnant par objectifs : améliorer l’organisation, intégrer de nouvelles technologies, être capable d’augmenter les effectifs, etc., afin d’optimiser au mieux votre aménagement de bureaux. Chaque espace devra également être pensé en fonction de son utilisation : zone réservée au marketing téléphonique, bureau polyvalent pour les professions nomades (commerciaux, consultants, etc.).

Si vous souhaitez utiliser la superficie d’un de vos bureaux pour créer plusieurs espaces de travail, optez pour les cloisons amovibles, elles ont l’avantage d’être extrêmement modulables. Il est indéniable que les cloisons amovibles restent le moyen le moins coûteux et le plus rapide pour un aménagement de bureau réussi. Alors n’hésitez pas : pour plus d'informations sur les cloisons, Cliquez ici. !
Si vous fonctionnez en open space, n’oubliez pas de créer des salles de réunion et des salles de travail, qui permettent de s’isoler pour se concentrer plus facilement.

Chaque salarié produit entre 2 et 5 mètres linéaires de documents par an ! Pas facile de faire le tri. Que faut-il conserver ? Quand faut-il archiver et comment organiser le stockage des dossiers ?

Un classement et un archivage optimisés permettent de gagner du temps au quotidien. Plusieurs solutions s’offrent à vous.

Premier cas de figure :
Vous avez de la place dans vos locaux.

Prévoyez en outre une salle dédiée pour accueillir les cartons d’archives longue durée. Pour les documents auxquels vous devez avoir accès plus souvent, une armoire fermant à clé installée dans chaque service évitera bien des allers et retours. La majorité des entreprises conservent méthodiquement les archives légales, sociales, fiscales et comptables, et leurs salles d’archives sont parfois saturées.

Mais selon leur importance, la durée de conservation des documents varie : 3, 5, 10, 30 ans ou à vie. Faites le tri avec les services concernés, vous n’avez certainement pas besoin de disposer à portée de main de toutes vos archives. Pour libérer de l’espace la solution pourrait être de faire appel à une société d’archivage. Elle vous louera un box d’archivage et garantira la sécurité de vos documents contre le vol, les incendies et inondations. Concevez également un index, consultable en ligne sur votre serveur, reprenant les numéros, titres, dates, sujets, mots clés, lieux de rangement des dossiers... pour faciliter la consultation et la recherche des archives par vos collaborateurs.

Pour plus d'information sur les systèmes de classement et d'archivage : Cliquez ici !

Une solution s’offre à vous, la numérisation. En Belgique, « au regard du droit de la preuve, un e-mail n’a pas la même valeur qu’un écrit signé. En effet, un e-mail n’apporte aucune certitude quant à l’indentification de son auteur et à l’intégrité de son contenu (garantie qu’il n’a subi aucune altération). La valeur juridique d'un courrier électronique dépendra en fait de l'identité des interlocuteurs ou de l’utilisation ou non d’une signature électronique. En droit belge, les règles de preuve diffèrent selon que l’on se trouve dans le domaine commercial ou civil. (…) Depuis quelques années, différentes solutions sont apparues afin de conférer au courrier électronique les mêmes garanties juridiques en matière de sécurité, d’intégrité et d’identification que le courrier postal. Il s’agit principalement de la signature électronique et du courrier recommandé électronique. Toutefois, à l’heure actuelle, seule la signature électronique a fait l’objet d’une réglementation spécifique et s’impose donc comme mode de preuve au juge. Pour les messages importants, il est donc conseillé d’utiliser une signature électronique ou un courrier électronique recommandé afin de donner une force probante à l’écrit électronique. » (Source : www.droitbelge.be)

Dans la pratique, le mieux est de conserver certains documents d’origines sur papier pour leur valeur juridique mais numériser l’ensemble pour en faciliter l’accès et la consultation. Vous gagnerez ainsi également l’espace qui vous manque peut-être cruellement pour être à l’aise dans vos bureaux. De nombreux professionnels sont spécialisés dans l’archivage numérique et pourront vous aider à définir les solutions les plus adaptées à vos besoins. Numérisez vos documents et stockez-les dans un box d’archivage, loué à un professionnel. Vous protégerez ainsi vos archives du vol, des incendies ou inondations et accédez en même temps à toutes vos archives en temps réel.