Comment choisir sa solution de gestion de la paie ?

La gestion des fiches de paie ne se résume pas seulement à la conception et au paiement des bulletins de salaire… C’est une mission à forte valeur ajoutée qui doit être rigoureusement cadrée.
Elle pourra être réalisée en totalité dans vos locaux, être complètement externalisée en la confiant à une entreprise de sous-traitance de la paie, ou menée conjointement par votre personnel et un Expert comptable ou un avocat pour traiter certains aspects sociaux complexes.

L’édition des bulletins de paie par l’entreprise est la partie visible d’un travail où les aspects juridiques, comptables et sociaux se rejoignent.

• Découvrez l’aspect « juridique classique » de la gestion du personnel.

Une fois l’embauche d’un salarié décidée, le contrat de travail peut être préparé par vous-même, l’un de vos employés, un expert comptable ou un avocat.
Cette formalité remplie, la personne chargée des dossiers du personnel et de la gestion des bulletins de salaire de votre entreprise accomplira les différentes démarches liées à l’embauche : Chaque nouveau travailleur doit être déclaré à l'ONSS avant la mise effective au travail via le système de la Dimona , passer une visite médicale d’embauche, et être inscrit aux différentes caisses sociales obligatoires, etc.
En fin de contrat, cette même personne veillera à l’édition des documents de fin de contrat documents de sortie (attestation emploi, attestation de vacances, le C4). Attention, ces missions peuvent difficilement être confiées à un employé administratif classique. Ce dernier doit au moins avoir reçu une formation spécifique sur la gestion des feuilles de paye.

• Percevez l’aspect « juridique complexe »

Parallèlement à ces tâches juridiques « formelles », il conviendra de traiter toutes les missions liées à la réglementation sociale.
Ainsi, la personne chargée des dossiers du personnel devra-elle également respecter et faire respecter les lois et règlements issus du Code du Travail, de la Convention Collective ou de l’Accord de branche applicable dans l’entreprise et du règlement intérieur.
A ce sujet, il est important de souligner que la plupart des litiges prud’homaux proviennent d’une méconnaissance des droits des salariés. Dans 80 % des cas, un expert comptable, un avocat, un conseiller social ou le service de paie auquel vous faites appel et qui tient compte de la réglementation en vigueur, aurait pu vous éviter les frais et les déplaisirs d’un procès.

• Évaluez l’aspect « comptable » de la gestion des paies.

Chaque mois, la personne chargée de la gestion des bulletins de salaire accomplira plusieurs missions indispensables : collecte et contrôle des heures de travail, calcul des jours œuvrés pour déterminer les primes de panier si votre activité est soumise à cette obligation, etc. Ensuite, la saisie des données sera réalisée sur un logiciel de paie (acheté par l’entreprise, disponible en ASP ou celui du prestataire de services si la gestion des fiches de paye est externalisée).

• Mesurez l’aspect « social » de la gestion des salariés.

Indépendamment de ces missions, la personne chargée de la gestion des dossiers du personnel sera amenée à traiter toutes les demandes émises par le salarié : demande de congés spéciaux ou légaux, souhait de formation, etc.
Idéalement, les contrats et courriers liés aux missions juridiques et sociales devront être supervisés par un expert comptable ou un avocat.

En dehors du traitement des missions individuelles liées au traitement des fiches de paye, de nombreux documents exigent la plus grande rigueur.

• Chaque mois, l’édition des salaires fait l’objet d’écritures sociales à saisir sur le logiciel de comptabilité.
• A chaque période concernée, la personne chargée de la gestion des feuilles de paye doit également déterminer, compléter et régler les bordereaux de charges sociales.
• Depuis le premier trimestre 2003, la déclaration trimestrielle ONSS est remplacée par la déclaration multifonctionnelle. Ainsi, l'ensemble des données fournies par l'employeur seront également utilisées par les institutions chargées du paiement des prestations de sécurité sociale (chômage, accidents du travail, maladies professionnelles...)
• Chaque année, différents documents doivent être complétés (taxe sur les salaires, taxe professionnelle, etc.).
• Toutes ces missions exigent une parfaite connaissance et maîtrise de la comptabilité. Elles seront donc de préférence réalisées par un comptable, le collaborateur d’un cabinet d’expertise comptable ou celui d’une entreprise spécialisée dans la gestion des fiches de salaire.

Faut-il contacter un avocat ? A moins de confier la gestion de toutes les missions sociales à un collaborateur de votre cabinet d’expertise comptable, ou d’avoir engagé un directeur des ressources humaines… il est préférable de confier la rédaction des contrats de travail à un avocat. En dehors des recommandations nécessaires lors de toute embauche, ce dernier pourra vous conseiller lors de toutes les démarches liées à l’emploi de personnel : sanction, démission, licenciement, congés spéciaux, démarches à effectuer lorsqu’un salarié fait l’objet d’une demande de saisie sur salaire provenant du Greffe du tribunal, etc.